仕事で使う型公式資料確認：2026年10月2日。例・手順・到達例は編集上の提案です。実機操作・現場計測・改善効果の検証は未実施です。

「依頼済み」でも、受け手が着手できるとは限りません。この記事では、担当が変わる箇所ごとに、渡す資料・必要な状態・受領の確認を整理します。成果物は、3工程の受け渡し表と、不足した場合の戻し先が分かる依頼メモです。

矢印の上に、何を渡すかを書く

架空のチラシ制作です。営業が「チラシをお願いします」と送っても、制作担当には対象者・用途・原稿・素材・希望日が必要です。「依頼を送った」ことと「制作が始められる」ことを分けてください。範囲は依頼の受付から、社内確認を終えた初稿の受け渡しまでとします。外部公開は含めません。

受け渡し渡すものと状態受け手の確認・不足時
営業→制作担当依頼ID、対象者、用途、承認済み原稿、利用可能な素材、希望日内容と権限を確認。足りなければ営業へ戻す。希望日は確約扱いしない
制作担当→確認担当初稿の版、参照した依頼ID、確認してほしい点対象版を確認し、修正点または承認を記録する
確認担当→営業確認済み初稿の版、承認記録、残る制約対象版と記録を照合して受領。未承認なら完了にしない

この表は編集上の例です。実際の締切・承認者・素材利用のルールは現場で決めてください。デジタル庁の自治体窓口DXの説明は、システム導入だけでなく裏側の業務改革を重視しています。本稿ではその視点を参考に、担当間の確認や差し戻しまで扱います。公的資料がこの制作手順を定めているわけではありません。

コピーして使う：受け渡し条件メモ

業務・対象範囲：
依頼ID／資料の版：
送り手／受け手：
渡すもの：
必須項目・利用権限：
受け手が着手できる条件：
受領を確認する方法・記録場所：
不足時：進めない作業／戻し先／不足内容の伝え方
変更時：誰がどの版を更新し、誰へ通知するか
取消時：止める作業／手元の資料の扱い／通知先
完了：必要な成果物と確認記録

AIに清書を頼む型

目的：現場メモを、受け渡し条件が分かる表に整える。
形式：送り手｜受け手｜渡すもの・版｜着手条件｜不足時の戻し先。
材料にない担当・期限・承認を推測しない。「未確認」として質問にする。
通常、不足、変更、取消を区別する。実操作や資料の送付はしない。
材料：［現場が確認したメモを貼る］

結果の確認ポイント

  • 実際の受け手が「これがそろえば始められる」と確認したか。
  • 送信の記録だけでなく受領・着手の判断が残るか。
  • 不足・修正・取消のとき、誰が対応を持っているか分かるか。
  • 同じ依頼IDで原稿や素材の版が混ざらず、変更通知が届くか。

確認用の架空ケースとして「素材の利用許可が不明」を入れるなら、着手を保留し営業へ確認する到達例になります。AIが「フリー素材で代用する」と独断で進めたら、材料にない判断が加わっているため修正します。

今日試すこと

身近な仕事の担当変更を1箇所選び、受け渡し条件メモを作ります。通常例と情報不足の例を受け手と机上で追い、足りない項目を1つ確認してください。図を清書する前に、受け渡しの中身をそろえるのが狙いです。

参考資料

デジタル庁：自治体窓口DX（公式資料、2026年10月2日確認）。制作例・受け渡し表・机上確認の方法はTOMONIの編集上の提案です。

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