仕事で使う型公式資料確認：2026年10月3日。例・型・確認方法は編集上の提案です。実機操作・現場での効果検証は未実施です。

研修を開いても利用が続かないとき、操作の知識だけが原因とは限りません。この記事では、使う場面・二重作業・相談先を確認し、つまずきに合う対策を選びます。成果物は、観察した事実と原因の仮説を分けた聞き取りメモです。

直近の1件を聞く

架空の日報システムで、新しい画面へ入力しても、従来の表にも同じ内容を転記しているとします。管理者は集計しやすくても、入力者の仕事は増えています。この場合、操作研修だけでは二重作業はなくなりません。従来表を必要とする人と用途を確認します。

英国政府のインタビューのガイドは、中立的な質問と実際の具体例を重視し、調査・記録についての同意を確認する考え方を示しています。本稿では、現場の直近の仕事に沿った短い聞き取りへ応用します。利用者を責める調査にはしません。

コピーして使う：3つの質問

導入：仕事のどこで負担が増減したかを知るための聞き取りです。
記録方法・共有範囲を説明し、了承を確認します。

1 直近にこのツールを使った仕事を、開始から完了まで教えてください。
  どこで開き、どこで止まり、その後はどうしましたか。
2 以前と比べて、なくなった作業と増えた作業は何ですか。
  同じ内容を別の場所にも入力していますか。必要な理由は何ですか。
3 困ったとき、誰へどんな方法で相談しましたか。
  返答後に仕事を終えられましたか。相談しなかった場合はなぜですか。

「説明会に出たのに分からないのですか」と誘導せず、分からなかった操作を具体的に聞きます。経験の違う人を含め、まず3人程度から始めるのは編集上の提案で、全員の状況が分かる人数ではありません。

対策を原因の仮説に対応させる

確認した事実の例原因の仮説次の確認・対策案
旧表と新画面に二重入力旧表の用途が残っている利用先を調べ、承認の上で統合や移行期限を検討
保存と提出の違いが分からないその操作の説明が足りない実務例の短い手順を作り、完了まで追えるか確認
相談先を知らず途中で中断支援経路が見つからない窓口・対応範囲・不在時の連絡先を表示

いずれも架空例です。古い手順を独断で廃止せず、保存・監査・他部署の用途も確認してください。ログインが多いだけでは、仕事が完了した証拠にはなりません。

聞き取りメモ
対象の役割・経験／業務の場面：
本人の説明・観察した行動：
減った作業／増えた作業：
止まった場所と、その後の代替手順：
相談先・対応結果：
原因の仮説（未確認と明記）：
次に確かめること・担当：
対策案と確認日：
個人情報を除いた共有範囲：

結果の確認ポイント

  • 一般的な感想だけでなく直近の行動が記録されているか。
  • 本人の発言と調査者の仮説を分けたか。二重作業の必要性を確認したか。
  • 慣れた人だけの状況を全体の原因と決め付けていないか。
  • 対策後、操作だけでなく仕事を完了できたか、負担が増えていないかを見たか。

今日試すこと

架空の日報例で、研修以外に確認する質問を1つ作ります。実際には利用者の了承を得て1件を聞き、対策を選ぶ前に未確認の原因を1つ確かめてください。

参考資料

GOV.UK：詳細なインタビューを行う（公式資料、2026年10月3日確認）。質問・対策例・聞き取りメモはTOMONIの編集上の提案です。

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