数字を含む報告書は、計算と文章作成を分けてAIに頼む

数字が入った報告文を読みやすさだけで判断していませんか。この記事では比較の条件と計算式を先に確かめ、その値だけを使って説明文を作ります。成果物は、数字の根拠表と、事実・仮説を分けた短い報告文です。

件数の増加率と、率の差を区別する

架空の集計です。前月は問い合わせ100件中60件、今月は120件中96件が完了しました。各月全体・同じ窓口・同じ完了定義で集計した設定です。問い合わせ件数は20件増、増加率は20％。完了率は60％から80％で、差は20パーセントポイントです。「完了率が20％増」とだけ書くと相対的な増加率と混同します。

先に作る根拠表

増加率を求める式とパーセント表示はMicrosoftの公式資料にも説明があります。以下は架空例に置き換えたExcelの式です。件数は数値セルに入力し、「件」を値に混ぜないようにします。

A1：前月問い合わせ　B1：100
A2：今月問い合わせ　B2：120
A3：前月完了　　　　B3：60
A4：今月完了　　　　B4：96
件数差：=B2-B1                         → 20
件数の増加率：=(B2-B1)/B1              → 0.2（％表示で20％）
前月完了率：=B3/B1                     → 0.6（％表示で60％）
今月完了率：=B4/B2                     → 0.8（％表示で80％）
完了率の差（ポイント数）：=(B4/B2-B3/B1)*100 → 20
※最後の式は数値表示。「20パーセントポイント」と説明する。

基準値が0なら通常の増加率は計算できません。「0件から5件へ増加」のように元の値と差を示し、便宜的に100％としないでください。未集計の空欄も0とみなさず、未集計として残します。月途中と前月全体、窓口や定義が変わった数字を、そのまま同条件の比較として扱いません。

コピーして使う：確認した数値だけで報告する

目的：社内向けの月次報告の下書きを作る。
材料（架空データ）：
同じ問い合わせ窓口、各月全体、同じ完了定義。
前月：問い合わせ100件、完了60件、完了率60％。
今月：問い合わせ120件、完了96件、完了率80％。
確認値：件数差20件、件数の増加率20％、完了率の差20パーセントポイント。
原因を示す資料はない。
条件：数値・単位を変更しない。％とパーセントポイントを区別する。
原因や効果を断定しない。確認値以外の新しい計算はしない。
形式：事実（150字以内）、分からないこと、次に確認する問い。
文章に使った各数値と材料の対応も別に列挙する。

到達例と確認ポイント

編集上の報告例：「今月の問い合わせは120件で、前月より20件（20％）増加しました。完了率は60％から80％となり、20パーセントポイント上昇しました。増加や改善の原因は、この集計だけでは判断できません。」広告を出した時期と重なっても、それだけで広告の効果とは断定しません。

• 文章中のすべての数字が、根拠表の値や式へ戻れるか。
• 期間・対象・単位・分母・完了の定義がそろっているか。
• ％表示や丸め方で意味が変わっていないか。丸めは計算後に行う。
• 「施策のおかげ」など材料にない原因が追加されていないか。

報告前の確認記録
元データ・集計版：
期間／対象／単位／指標の定義：
計算式・分母・ゼロや欠損の扱い：
数値と報告文の照合結果：
事実と仮説の区分：
確認者・確認日：
判断：使用可／再確認（理由：）

今日試すこと

架空例の式を表計算で再計算してから報告文を作り、件数の20％と完了率の20パーセントポイントを照合します。この記事では式の算術をコードで照合していますが、Excelの画面操作やAIの生成結果は実機検証していません。

参考資料

Microsoft：Excelでパーセントを計算する（公式資料、2026年10月1日確認）。架空データ・報告例・照合の型は編集上の提案です。

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